Municipales La clôture administrative et numérique

Le récolement des archives constitue une étape incontournable lors d’un changement d’exécutif local. Cette opération consiste à vérifier, invento­rier et formaliser l’état des archives de la collectivité afin d’assurer la conti­nuité administrative et la sécurité juridique des dossiers. Il permet de garantir la transparence et la traçabilité ; de faciliter la prise de fonction des nouveaux élus ; de respecter les obligations réglementaires et enfin de préserver la mémoire de la collectivité. Il s’agit d’un acte de bonne gouvernance, garant de la continuité du service public et de la confiance des citoyens envers ses institutions.

Un récolement prend la forme d’un relevé topographique des archives et d’un procès-verbal annexé. Il répertorie les documents conservés en mairie ou dans les structures intercommunales (dans le local des archives et dans les bureaux) et signale les éventuelles lacunes. Le procès-verbal acte le transfert de responsabilité des archives de l’élu sortant vers l’élu entrant : il engage donc la responsabilité du maire ou du président sur les archives de la collectivité et constitue également une décharge pour les éléments dont la perte a été identifiée. 

Pour les communes ayant connu une fusion depuis les dernières élections, c’est bien au maire de la commune-siège de signer le procès-verbal de récolement pour les archives de l’ensemble des communes composant la commune nouvelle (Article L2113-1 du CGCT), même s’il existe une commune-siège et des communes déléguées.

Établi en trois exemplaires, le récolement est signé, d’abord par le maire ou le président sortant, puis par le maire ou le président élu à l’issue de la première séance du conseil. 

Cette obligation vaut également si le maire ou le président sortant est réélu. Il signe alors le récolement en qualité de maire ou président sortant, puis de maire ou président élu. Un exemplaire du récolement signé est en­suite adressé aux Archives départementales.

• Pour le maire et l’équipe municipale / président d’EPCI 
  Le récolement permet de dresser un état sommaire des archives conser­vées dans la collectivité et sécurise le maire ou le président quant à la bonne gestion des archives dans le cadre de ses responsabilités pénales. Pour l’élu sortant, il constitue une décharge de la gestion des archives. Pour l’élu entrant, il permet de connaître l’état des archives dont il a désormais la charge et prendre la mesure des actions à engager si nécessaire.
• Pour l’archiviste ou le correspondant archives 
  Il est un outil d’information essentiel sur la situation des archives, tant sur le plan matériel (conditions de conservation, état des documents, volume conservé) qu’intellectuel (gestion des fonds, lacunes).

• Pour les Archives départementales 
  Il apporte des informations sur la bonne tenue des archives par les collectivités, et leur permet d’exercer ainsi leur mission de contrôle scientifique et technique. 

  Les archives du maire, du cabinet du maire et des élus municipaux, produites dans le cadre de leur mandat, sont des archives publiques et doivent être versées aux Archives communales au même titre que les archives des services municipaux.